Ingin Rapat yang Efektif? Cobain tips ini

Rapat adalah bagian dari bisnis. Rapat yang baik adalah bagian dari pengalaman karyawan yang hebat.

Namun, ketika saya bersiap untuk menulis artikel ini, sepertinya tidak ada kekurangan artikel tentang ketidakefektifan pertemuan. 

Jika Kamu melakukan sedikit riset, Kamu akan menemukan bahwa sebagian besar komentar dan frasa tentang rapat berkisar dari “pembunuh produktivitas” hingga “penghisap waktu besar” hingga “sama sekali tidak berguna.” 

Bersamaan dengan itu, bukalah Make Meetings Matter karya Paul Axtell, yang berbagi putaran positif tentang semua ini. 

Kalimat pertama dari kata pengantar buku itu berbunyi, “Buku ini adalah tentang mengajak dua puluh orang dalam meeting untuk merasa seperti lima teman mengobrol sambil minum kopi. Tidak mudah, tetapi bisa dilakukan. ” 

Tujuannya adalah agar orang-orang dilibatkan dan bahkan berharap untuk menghadiri pertemuan. Sekali lagi, tidak mudah, tetapi bisa dilakukan. 

Saya terhubung dengan Axtell dan meminta beberapa tips tentang cara menghilangkan “penghisap waktu” dan lebih produktif dalam meeting.

Inilah idenya 

 

  • Pilih perspektif yang penting bagi rapat. Pertama, luangkan waktu sejenak untuk menyadari bahwa pertemuan yang baik untuk alasan yang tepat adalah penting. 

 

Pikirkan kembali pertemuan yang tidak efektif. Apa yang bisa membuat mereka lebih baik? Ingatlah bahwa ada biaya yang melekat pada setiap pertemuan — ada gaji orang-orang di depan Kamu serta hilangnya produktivitas. 

 

Tetapi jika meeting Kamu efektif, itu sepadan dengan biaya yang dihabiskan dalam waktu. Axtell mengatakan, “Rapat adalah acara dengan leverage tinggi di jantung organisasi yang efektif — jika Kamu memperlakukannya seperti itu.”

 

  • Belajar menguasai percakapan yang efektif. Dalam hal ini, kata “efektif” berarti ringkas dan to the point. Seharusnya tidak ada buang waktu. 

 

Fokus pada orang yang Kamu ajak bicara. Waspadai bagaimana Kamu berkomunikasi. Keempat C dari percakapan yang efektif adalah kejelasan, keterbukaan, komitmen, dan penyelesaian.

 

  • Putuskan apa yang penting dan siapa yang peduli. Ini tentang persiapan — yang, omong-omong, sangat penting untuk pertemuan yang sukses. Semua orang harus siap — terutama orang yang memimpin rapat. 

Buat agenda, bagikan, dan tetap mengerjakan tugas. Persiapan ini juga menunjukkan Kamu menghormati waktu orang lain.

 

  • Batasi rapat Kamu hingga delapan orang. Rapat dengan terlalu banyak peserta bukanlah rapat — ini adalah presentasi. Jika itu tujuan Kamu, baik-baik saja, tetapi jika Kamu ingin mendapat masukan dan pendapat dari semua orang, pertahankan rapat itu kecil. 

 

Axtell merekomendasikan lima hingga delapan orang untuk interaksi yang optimal.

 

  • Pelajari cara menangani perilaku yang tidak efektif dalam meeting. Axtell mengklaim bahwa salah satu masalah terbesar mungkin datang dari orang yang menyela atau berbicara lebih sering daripada yang seharusnya. 

 

Terkadang hanya satu orang, tetapi seperti kata pepatah, “Satu apel yang buruk dapat merusak gerombolan itu.” 

 

Jangan biarkan satu orang merusak rapat. Jika seseorang menunjukkan perilaku yang salah, tanggapi dengan tepat — dengan cara yang penuh hormat dan menetapkan stKamur untuk diikuti orang lain.

 

 Setelah pertemuan, latih dan bantu mereka meningkat untuk pertemuan berikutnya. Axtell mengatakan, “Melakukan percakapan yang sulit selalu sepadan dengan usaha.”

 

  • Belajar memimpin rapat seperti seorang profesional. Setiap karyawan harus belajar cara menjalankan rapat. Sekalipun mereka tidak pernah memimpin rapat, mengetahui apa yang masuk ke dalam persiapan membuat mereka lebih sadar bagaimana berpartisipasi dalam rapat. 

 

Sesi pelatihan singkat tentang cara mempersiapkan dan menyusun meeting, meminta umpan balik, dan lainnya adalah awal yang baik. Rapat adalah kompetensi inti bagi manajer dan kepemimpinan. Jika Kamu ingin hasil yang baik, Kamu harus pKamui mengelola pertemuan.

 

Itu dia — enam cara untuk membuat meeting Kamu lebih efektif. Jika meeting organisasi Kamu terasa membosankan, cobalah ide-ide ini. Sekalipun meeting Kamu bagus, layak untuk membahasnya lagi. Lagipula, selalu ada ruang untuk perbaikan. 

Saya akan meninggalkan Kamu dengan kata-kata terakhir dari Axtell: 

Untuk memimpin pertemuan seperti seorang profesional yang Kamu butuhkan untuk menyelesaikan agenda, buat pengalaman yang berkualitas untuk semua orang, dan selalu bekerja untuk meningkatkan bagaimana pertemuan dilakukan di masa depan.”

 

Buat Para Pengusaha, semoga bisnisnya makin sukses dengan rapat yang efektif yaaa

Share on facebook
Facebook
Share on google
Google+
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on pinterest
Pinterest

Postingan Terkait

Tinggalkan Balasan